Regulamin korzystania z platformy eMOTIS

§1 Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. „Platforma" / „EMOTIS" — oprogramowanie jako usługa (SaaS) dostępne pod adresem emotis.eu, służące zarządzaniu prywatną praktyką psychologiczną.
2. „Usługodawca" — DevConcept Venture Lab, ul. Romualda Mielczarskiego 121, 25-611 Kielce, Polska, NIP: 9591437100, REGON: 260030117, e-mail: biuro@devconcept.eu.
3. „Subskrybent" / „Psycholog" — osoba fizyczna lub prawna posiadająca aktywną subskrypcję Platformy i korzystająca z niej w celach zawodowych (psycholog, psychoterapeuta, terapeuta, psychiatra).
4. „Pacjent" — osoba fizyczna, której dane kliniczne są przetwarzane w Platformie przez Subskrybenta oraz która może korzystać z Portalu Pacjenta na podstawie zaproszenia.
5. „Portal Pacjenta" — moduł Platformy dostępny dla Pacjenta po zaproszeniu przez Subskrybenta, umożliwiający przeglądanie harmonogramu wizyt i wypełnianie przydzielonych testów oraz zadań.
6. „Dane Kliniczne" — dane dotyczące zdrowia psychicznego Pacjenta, w tym notatki terapeutyczne, wyniki testów psychometrycznych, plany leczenia i inne informacje wprowadzane przez Subskrybenta.
7. „Dane Konta" — dane Subskrybenta niezbędne do obsługi subskrypcji, w tym dane identyfikacyjne, rozliczeniowe i płatnicze.
8. „DPA" / „Umowa Powierzenia" — umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO, stanowiąca integralną część niniejszego Regulaminu.
9. „RODO" — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
10. „UODO" — Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 ze zm.).

§2 Usługodawca i kontakt

Usługodawcą Platformy eMOTIS jest:

Usługodawca świadczy usługi drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§3 Rejestracja i konto Subskrybenta

1. Do korzystania z Platformy jako Subskrybent wymagana jest rejestracja konta z podaniem imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz hasła.
2. Subskrybent oświadcza, że jest osobą pełnoletnią wykonującą zawód psychologa, psychoterapeuty, terapeuty lub psychiatry, lub działa w imieniu podmiotu leczniczego uprawnionego do prowadzenia działalności terapeutycznej.
3. Konto Subskrybenta jest osobiste i nie może być udostępniane osobom trzecim. Subskrybent ponosi pełną odpowiedzialność za działania podejmowane z użyciem jego danych logowania.
4. Subskrybent jest zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia Usługodawcy o każdym podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do konta na adres kontakt@emotis.eu.
5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do weryfikacji kwalifikacji zawodowych Subskrybenta i zawieszenia konta w przypadku stwierdzenia, że Subskrybent nie spełnia wymogów określonych w ust. 2.

§4 Portal Pacjenta

1. Dostęp do Portalu Pacjenta jest możliwy wyłącznie na podstawie imiennego zaproszenia wysłanego przez Subskrybenta. Pacjenci nie mogą samodzielnie rejestrować się w Platformie.
2. Zaproszenie do Portalu Pacjenta jest dobrowolne — nie jest warunkiem świadczenia usług terapeutycznych. Decyzję o zaproszeniu podejmuje wyłącznie Subskrybent.
3. Konto Pacjenta umożliwia: przeglądanie harmonogramu wizyt, wypełnianie przydzielonych testów psychometrycznych i zadań domowych, a w przyszłych wersjach Platformy — dodatkowe funkcje określone przez Subskrybenta.
4. Pacjent loguje się za pomocą jednorazowego linku przesyłanego na adres e-mail (magic link) lub hasła, jeśli Subskrybent skonfigurował taką opcję.
5. Portal Pacjenta jest udostępniany przez Usługodawcę w imieniu Subskrybenta. Wszelkie pytania Pacjenta dotyczące Danych Klinicznych kierowane są bezpośrednio do Subskrybenta.
6. Subskrybent jest odpowiedzialny za poinformowanie Pacjenta o przetwarzaniu jego danych osobowych oraz za uzyskanie wszelkich wymaganych zgód przed udostępnieniem Portalu Pacjenta.

§5 Subskrypcja i płatności

Bezpłatny dostęp i większe plany

1. Każdy Subskrybent otrzymuje bezpłatny plan Starter do 20 aktywnych pacjentów, bez limitu czasu i bez konieczności podawania danych karty płatniczej. Plan obejmuje wszystkie funkcje aplikacji.
2. Karty zarchiwizowane nie zajmują limitu aktywnych pacjentów. Po osiągnięciu limitu zachowany jest dostęp do dotychczasowych kart i dokumentacji; dodanie lub przywrócenie kolejnej aktywnej karty wymaga zwolnienia miejsca przez archiwizację zakończonej karty albo wyboru większego planu.
3. Plany z większym limitem pacjentów oraz ich aktualne ceny opisane są w cenniku na stronie emotis.eu/#cennik i w ustawieniach rozliczeń. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany planów i cen z zachowaniem 30-dniowego okresu powiadomienia.
4. Płatny plan jest rozliczany cyklicznie (miesięcznie lub rocznie) z góry po jego zamówieniu przez Subskrybenta. Samo korzystanie z bezpłatnego Startera nie uruchamia płatności.

Płatności i faktury

1. Płatności obsługiwane są przez operatora Stripe Inc. Podając dane karty, Subskrybent akceptuje również warunki Stripe (stripe.com/legal).
2. Faktury VAT wystawiane są automatycznie i dostępne w panelu Administratora oraz przesyłane na adres e-mail Subskrybenta.
3. Usługodawca wystawia faktury zgodnie z polską ustawą o podatku od towarów i usług.

Anulowanie i zwroty

1. Subskrybent może anulować płatną subskrypcję w dowolnym momencie z panelu ustawień. Większy limit pozostaje aktywny do końca opłaconego okresu rozliczeniowego, a następnie konto korzysta z bezpłatnego Startera.
2. Usługodawca nie udziela zwrotów za częściowo wykorzystane okresy rozliczeniowe, za wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem.
3. Konsument (Subskrybent będący osobą fizyczną) ma prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni od jej zawarcia, chyba że przed upływem tego terminu wyrazi zgodę na spełnienie świadczenia — w takim przypadku prawo odstąpienia wygasa.

§6 Przetwarzanie danych pacjentów — Umowa Powierzenia (DPA)

1. Akceptując niniejszy Regulamin, Subskrybent zawiera z Usługodawcą Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych w rozumieniu art. 28 RODO.
2. Usługodawca przetwarza Dane Kliniczne Pacjentów wyłącznie na udokumentowane polecenie Subskrybenta, wyłącznie w celu świadczenia usług Platformy oraz wyłącznie w czasie trwania aktywnej subskrypcji lub zgodnie z ustaleniami dotyczącymi retencji danych po jej zakończeniu.
3. Subskrybent, jako Administrator, jest odpowiedzialny za:
   • posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej przetwarzania danych Pacjentów (art. 6 i art. 9 RODO), w szczególności zgody Pacjenta lub innej podstawy uprawniającej do przetwarzania danych dotyczących zdrowia;
   • realizację obowiązku informacyjnego wobec Pacjentów (art. 13 RODO) przed lub w momencie pozyskania danych;
   • obsługę praw Pacjentów (dostęp, sprostowanie, usunięcie, przenoszenie danych) — żądania od Pacjentów kierowane do Usługodawcy będą niezwłocznie przekazywane Subskrybentowi;
   • prowadzenie rejestru czynności przetwarzania, jeśli jest wymagany.
4. Usługodawca zobowiązuje się do:
   • przetwarzania Danych Klinicznych wyłącznie na podstawie i zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Subskrybenta;
   • zachowania poufności przez wszystkich upoważnionych pracowników i podwykonawców mających dostęp do danych;
   • wdrożenia i utrzymania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zgodnych z art. 32 RODO (szczegóły w §9);
   • niezwłocznego powiadomienia Subskrybenta (nie później niż w ciągu 72 godzin) o stwierdzeniu naruszenia ochrony danych;
   • umożliwienia Subskrybentowi audytów lub kontroli w zakresie ochrony danych;
   • usunięcia lub zwrotu Danych Klinicznych po zakończeniu subskrypcji, zgodnie z §11.
5. Podprocesory wykorzystywani przez Usługodawcę wymienione są w Polityce Prywatności. Usługodawca informuje Subskrybenta o wszelkich zmianach dotyczących podprocesorów z 30-dniowym wyprzedzeniem.

§7 Obowiązki i zakazy Subskrybenta

1. Subskrybent zobowiązuje się do korzystania z Platformy wyłącznie w celach zgodnych z prawem, w szczególności z przepisami regulującymi wykonywanie zawodów medycznych i psychologicznych.
2. Subskrybent nie może:
   • wprowadzać do Platformy danych osobowych osób, które nie wyraziły zgody na ich przetwarzanie w tym celu;
   • wykorzystywać Platformy do przetwarzania danych wrażliwych, które nie są niezbędne do celów terapeutycznych;
   • udostępniać danych Pacjentów osobom trzecim nieuprawnionym do ich przetwarzania;
   • kopiować, dekompilować ani inżynierować wstecznie oprogramowania Platformy;
   • podejmować działań mających na celu naruszenie bezpieczeństwa Platformy lub danych innych Subskrybentów;
   • używać Platformy do przechowywania danych niezwiązanych z działalnością terapeutyczną;
   • przekazywać Danych Klinicznych poza terytorium EOG bez odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO.
3. Subskrybent jest zobowiązany do regularnego tworzenia kopii zapasowych danych, jeśli wymagają tego jego zawodowe lub prawne obowiązki, albowiem kopie zapasowe oferowane przez Usługodawcę mają charakter operacyjny i nie zastępują archiwizacji wymaganej przepisami prawa zawodowego.

§8 Bezpieczeństwo i dostępność

1. Usługodawca dołoży wszelkich starań, aby Platforma była dostępna 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Usługodawca nie gwarantuje jednak nieprzerwanej dostępności i nie ponosi odpowiedzialności za przerwy wynikające z:
   • planowanych konserwacji (zapowiadanych z co najmniej 12-godzinnym wyprzedzeniem);
   • awarii infrastruktury zewnętrznej (Cloudflare, Supabase);
   • działania siły wyższej.
2. Subskrybent odpowiada za bezpieczeństwo urządzeń, z których korzysta z Platformy, w tym za stosowanie aktualnego oprogramowania antywirusowego i systemów operacyjnych.
3. Szczegółowe środki techniczne zabezpieczające Platformę opisane są w §9 Polityki Prywatności.

§9 Ograniczenie odpowiedzialności

1. Platforma jest narzędziem wspomagającym pracę terapeutyczną i nie zastępuje oceny klinicznej Subskrybenta. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje terapeutyczne podejmowane na podstawie danych wprowadzonych lub generowanych przez Platformę.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   • szkody wynikające z nieautoryzowanego dostępu spowodowanego zaniedbaniem Subskrybenta (np. udostępnienie hasła, brak zabezpieczenia urządzenia);
   • utratę danych wynikającą z działania Subskrybenta lub błędów systemu Subskrybenta;
   • naruszenie przez Subskrybenta przepisów dotyczących ochrony danych osobowych;
   • przerwy w dostępie wynikające z działania siły wyższej.
3. Całkowita odpowiedzialność Usługodawcy wobec Subskrybenta z tytułu jakichkolwiek roszczeń związanych z korzystaniem z Platformy jest ograniczona do kwoty opłat subskrypcyjnych uiszczonych przez Subskrybenta w ciągu ostatnich 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie.
4. Ograniczenie odpowiedzialności, o którym mowa w ust. 3, nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie ani odpowiedzialności za śmierć lub uszkodzenie ciała.

§10 Prawa własności intelektualnej

1. Platforma EMOTIS, jej kod źródłowy, interfejs, logotypy i dokumentacja stanowią własność Usługodawcy i są chronione prawem autorskim oraz innymi przepisami o ochronie własności intelektualnej.
2. Subskrybent uzyskuje niewyłączną, niezbywalną licencję na korzystanie z Platformy wyłącznie na potrzeby własnej praktyki terapeutycznej, na czas trwania aktywnej subskrypcji.
3. Dane wprowadzone przez Subskrybenta (Dane Kliniczne, dane Pacjentów) pozostają własnością Subskrybenta. Usługodawca nie rości sobie żadnych praw do tych danych.
4. Subskrybent udziela Usługodawcy ograniczonej licencji do przetwarzania Danych Klinicznych wyłącznie w celu świadczenia usług Platformy.

§11 Zakończenie korzystania i retencja danych

1. Subskrybent może usunąć konto w dowolnym momencie z panelu ustawień. Usunięcie konta jest nieodwracalne.
2. Po anulowaniu subskrypcji:
   • Subskrybent ma 30 dni na eksport wszystkich danych (Dane Kliniczne, dane Pacjentów) w formacie JSON/CSV;
   • Po upływie 30 dni Usługodawca trwale usuwa wszystkie Dane Kliniczne oraz dane Subskrybenta z serwerów produkcyjnych;
   • Kopie zapasowe z systemów backupowych są usuwane w ciągu kolejnych 90 dni.
3. Usługodawca może zawiesić lub wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
   • istotnego naruszenia Regulaminu przez Subskrybenta;
   • zalegania z płatnościami przez więcej niż 14 dni po bezskutecznym wezwaniu;
   • działań mogących narazić bezpieczeństwo innych użytkowników Platformy.
4. W przypadku wypowiedzenia z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy (innych niż naruszenie Regulaminu), Subskrybentowi przysługuje proporcjonalny zwrot opłat za niewykorzystany okres subskrypcji.

§12 Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O zmianach Subskrybenci informowani są z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem drogą e-mail i poprzez komunikat w Platformie.
2. Jeśli Subskrybent nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego przed datą wejścia zmian w życie.
3. Dalsze korzystanie z Platformy po dacie wejścia zmian w życie oznacza ich akceptację.
4. Zmiany wynikające bezpośrednio z wymogów prawa lub decyzji organów regulacyjnych mogą wejść w życie bez zachowania 30-dniowego okresu powiadomienia.

§13 Rozstrzyganie sporów

1. Wszelkie spory wynikające z niniejszego Regulaminu strony będą dążyć do rozwiązania polubownie w ciągu 30 dni od dnia zgłoszenia sporu.
2. W braku porozumienia spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Subskrybenci będący konsumentami mają prawo do skorzystania z pozasądowych metod rozstrzygania sporów, w tym z platformy ODR Komisji Europejskiej dostępnej pod adresem ec.europa.eu/odr.
4. Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu. W kwestiach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.

§14 Postanowienia końcowe

1. Nieważność któregokolwiek postanowienia Regulaminu nie wpływa na ważność pozostałych postanowień.
2. Regulamin jest dostępny w języku polskim pod adresem emotis.eu/legal/terms i może być przez Subskrybenta zapisany i wydrukowany.
3. Aktualna wersja Regulaminu wchodzi w życie z dniem 3 października 2026 r.
4. Pytania dotyczące Regulaminu prosimy kierować na adres: biuro@devconcept.eu